Dynamiczny rozwój prowadzonej przez Ciebie firmy, działu oznacza znakomite perspektywy rozwoju, jednak drugą stronę medalu takiej sytuacji, stanowią problemy związane z rozrastającą się organizacją, obiegiem dokumentów, rosnące archiwum. Warto wdrażać nowe procedury organizujące pracę i przechowywanie dokumentów, reagując na bieżąco, by cała struktura firmy nadążała za dynamiką wzrostową i nie stała się elementem hamującym jej pęd. W tym artykule przedstawimy kilka porad, które pomogą Twojej firmie wdrożyć dobre praktyki archiwizowania.

Archiwum to nie tylko miejsce składowania dokumentów

Ilość zadań realizowanych w archiwum rośnie razem z firmą. Okazuje się, że samo przechowywanie staje się dość szybko jednym z punktów na liście procesów przetwarzanych przez personel obsługujący archiwum. Poniżej wymieniamy najpopularniejsze z nich:

  • Odbiór dokumentacji od poszczególnych działów firmy;
  • Organizacja przechowywania i zabezpieczenie dokumentacji firmowej;
  • Ewidencja, skontrum dokumentacji;
  • Porządkowanie dokumentacji przyjętej z innych działów w stanie nieuporządkowanym;
  • Udostępnianie dokumentacji osobom do niej uprawnionym;
  • Wydawanie i wycofywanie dokumentacji z archiwum w przypadku wznowienia jej aktualności w odpowiednim dziale firmy;
  • Przeszukiwanie, przeprowadzanie kwerend archiwalnych na temat zdarzeń, osób, problemów wymienionych w dokumentacji na zlecenie innych działów firmy;
  • Zarządzanie i nadzór nad niszczeniem i brakowaniem dokumentacji.

 

Sekcje archiwum – magazyn i pomieszczenia biurowe

Do prawidłowego działania komórki archiwizacyjnej powinna on posiadać wyodrębnione dwie sekcje w jednym lub kilku pomieszczeniach w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. 
Sekcja magazynowa w której dokumentacja jest przechowywana i zabezpieczana oraz sekcja biurowa. W sekcji biurowej personel archiwum dokonuje przetwarzania, przeszukiwań, ewidencjonowania dokumentacji. Do podstawowych wymogów dotyczących pomieszczenia magazynowego należą:

  • Właściwa wentylacja i odpowiedni poziom wilgotności;
  • Utrzymywanie temperatury umożliwiającej bezpieczne przechowywanie dokumentacji i pracę personelu;
  • Zabezpieczenia antywłamaniowe i ograniczenia dostępu dla dokumentów o charakterze tajnym bądź poufnym;
  • Zabezpieczenia P.POŻ. w postaci czujników dymu, ognia, a także gaśnic pozwalających na rozpoczęcie akcji gaśniczej;
  • Zabezpieczenie dokumentacji przed wpływem promieni słonecznych, promieniowania UV.

 

Wyposażenie magazynu archiwalnego – regały półkowe, archiwalne, szafy

Magazyn archiwum w zależności od wielkości przechowywanej dokumentacji może odbywać na regałach półkowych biurowych, które wykonywane są z różnych odmian drewna, oklein, dzięki czemu można wkomponować je w wybraną stylistykę biura. Cięższe i obszerniejsze archiwa przechowuje się na regałach półkowych magazynowych, które charakteryzują się znacznie większą nośnością.

Regał półkowy, biurowy – Adeptus

Regał półkowy, archiwalny – Light

Regał półkowy, biurowy - Modulus

Regał półkowy, archiwalny - Power

Regały i ich półki należy ponumerować. Powinny być oddalone minimum 5 cm od ścian magazynu, a przestrzeń między poszczególnymi regałami półkowymi nie powinna być mniejsza niż 80 cm. 
Dodatkowym wyposażeniem magazynu archiwalnego będą schodki, stopki, drabinki umożliwiające personelowi swobodny dostęp do zbiorów dokumentacji. Ze względu na zagrożenie dokumentacji infekcją grzybów pleśniowych, a także zanieczyszczeniami wywoływanymi przez owady i gryzonie, należy regularnie sprzątać pomieszczenie archiwum. Podłoga powinna być wykonana z niepylącego materiału, umożliwiające szybkie i komfortowe jej czyszczenie np. płytki ceramiczne, zmywalna wykładzina.  
Dokumentacja poufna i tajna powinna być przechowywana w szafach metalowych zamykanych. Warto by szafy posiadały właściwości ognioodporne i antywłamaniowe. 

 

SZAFA OGNIOTRWAŁA 1260X550X1950MM

SZAFA O PODWYŻSZONEJ ODPORNOŚCI OGNIOWEJ C 4000 CERTOS

SZAFA BEZPIECZNEGO PRZECHOWYWANIA, ANTYWŁAMANIOWA Z CERTYFIKATEM SS3492

SZAFA O PODWYŻSZONEJ ODPORNOŚCI OGNIOWEJ C 4000 CERTOS

Wyposażenie dodatkowe archiwum – bez tego ani rusz

Zewidencjonowana dokumentacja, przyporządkowana do odpowiedniej kategorii powinna zostać włożona do koszulki i dopiero w tej postaci, może być wpięta do segregatora, włożona do pudła, kartonu archiwizacyjnego. Do oznaczania segregatorów, półek z pewnością przydadzą się etykiety, markery, teczki, foldery, klipsy, spinacze, zszywacze do spinania dokumentów. Dostęp do wyższych półek regałów mogą zapewnić personelowi schodki lub taborety.

SCHODKI ROBOCZE, DWUSTRONNE, 2 STOPNIE, WYS. 475 MM

TABORET, STOPA SŁONIA W KOLORZE CZARNYM

Wyposażenie pomieszczeń biurowych archiwum

Część biurowa archiwum służy personelowi archiwum do przetwarzania jego zasobów. Przygotowania i wyszukiwania danych z zasobów archiwalnych, wykonywania kserokopii, niszczenia, brakowania dokumentacji.
W związku z tym prócz tradycyjnego wyposażenia stanowiska z biurkiem komputerowym i komputerem personel powinien mieć dostęp do drukarki wielofunkcyjnej. Urządzenie powinno pozwalać na wykonaniu kserokopii dokumentów, wydruku i skanu. Dodatkowo stanowisko należy wyposażyć w niszczarkę tnącą dokumenty w ścinki, zapewniającą ich utylizację na poziomie P4. Tematykę niszczarek biurowych można zgłębić w naszym artykule: JAKA NISZCZARKA DO BIURA?
W tematyce brakowania dokumentów warto pamiętać o obostrzeniach rozporządzenia RODO.

Dokumenty w archiwum i ich klasyfikacja

Klasyfikacja dokumentów odbywa się pod kątem ważności, stopnia utajnienia i długości okresu, w którym istnieje konieczność ich przechowywania. W zależności od kategorii, do której należy dokument, nadaje się mu odpowiednie oznaczenie literowe.
Symbol A – dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście, mają wartość historyczną.
Symbol B – oznaczenie dokumentacji niearchiwalnej.
Symbol Bc – oznaczenie dokumentacji, która może zostać zutylizowana po jej wykorzystaniu. Niszczenie dokumentacji nie musi odbywać się przez specjalne firmy utylizacyjne.
Symbol B + cyfra – oznaczenie dokumentacji, którą trzeba przetrzymywać przez określony czas. Cyfra po Symbolu B oznacza liczbę lat, przez jaką muszą być przetrzymywane. O długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej pisaliśmy w artykule: PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ OD 2019 ROKU - ZMIANY
Symbol BE + cyfra – oznaczenie dokumentacji, która po ilości lat oznaczonych cyfrą po symbolu, wymaga przejrzenia. Analizowana jest jej treść i charakter. Po przeprowadzeniu audytu dokumentów podejmowana jest decyzja na temat ich brakowania lub zmiany klasyfikacji.

DARLOG Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Pokrzywno 16A
61-315 Poznań

Kontakt z nami

530 391 286