W ostatnim czasie w obszarze projektowania przestrzeni biurowej coraz głośniej mówi się o koncepcji Activity Based Workplace, u podstawy której leży zasada desk-sharingu, czyli współdzielenia jednego stanowiska pracy przez większą liczbę pracowników. W praktyce okazuje się jednak, że - jak w przypadku każdego wyidealizowanego modelu - jej bezrefleksyjne wdrożenie nie zawsze kończy się sukcesem.

Jaki typ biura pasuje do twojej organizacji

Activity Based Workplace

U źródeł niezwykłej popularności koncepcji Activity Based Workplace leżą znaczące oszczędności z tytułu wynajmu i utrzymania powierzchni biurowej. Przy projektowaniu przestrzeni w tym duchu przyjmuje się bowiem odgórnie tzw. wskaźnik elastyczności pracy, który obrazuje jaki odsetek zatrudnionych osób faktycznie przebywa jednocześnie w danym momencie w biurze. W najbardziej optymistycznym wariancie zakłada się, że wskaźnik ten ma wartość 0.7, co oznacza że każdego dnia aż 30% pracowników wykonuje swoje obowiązki poza miejscem pracy.

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie koncepcji Activity Based Workplace nie polega jedynie na zmianie aranżacji pomieszczeń, a wymaga dogłębnych zmian w całej organizacji. Mówiąc wprost - pracownicy muszą mieć możliwość wykonywania swoich obowiązków poza biurem, co wiąże się z koniecznością inwestycji w infrastrukturę IT, oprogramowanie do pracy zdalnej oraz odpowiednie wyposażenie samego biura (m.in. indywidualne, zamykane szafy biurowe na dokumenty). Bez odpowiedniego zaplecza przyjęcie wysokiego wskaźnika flex kończy się tym, że pracownik, który spóźni się do pracy o kilka minut, fizycznie nie ma miejsca do pracy. Ponadto, brak nawet najmniejszego "prywatnego kącika”, gdzie można chociażby postawić ramkę z rodzinnym zdjęciem, może negatywnie wpływać na zadowolenie z pracy wśród bardziej tradycjonalistycznych osób.

Model Activity Based Workplace doskonale sprawdzi się w nowoczesnych organizacjach, w których praca koncepcyjna odbywa się w większych zespołach, a operacyjna głównie indywidualnie. Warunkiem granicznym jest również możliwość wykonywania części obowiązków zdalnie.

Klasyczne biuro komórkowe

Na klasyczne biuro komórkowe składa się szereg wieloosobowych pokoi usytuowanych wzdłuż korytarzy oraz kilka pomieszczeń wspólnych (sale konferencyjne, kuchnia). W modelu tym poziom wykorzystania dostępnej przestrzeni jest najniższy i wynosi ok. 71 biurek na 1000 m2. Dla porównania, w schemacie ABW na tej samej powierzchni zatrudnionych może być aż 114 osób.

Tak duża różnica nie oznacza jednak, że od razu każdy Office Manager powinien zaplanować drastyczną zmianę aranżacji wnętrz. Klasyczne układ biur dobrze sprawdza się w tych organizacjach, gdzie praca koncepcyjna prowadzona jest w niewielkich zespołach cieszących się dużą autonomią i nie wymagających ciągłego nadzoru. Ponadto, posiadanie własnego biurka i możliwość jego personalizacji są nadal dobrze postrzegane przez pracowników w wieku 45+, posiadających już utrwalone schematy pracy.

Jaką aranżację powierzchni biurowej wybrać

Przed wyborem odpowiedniej aranżacji powierzchni biurowej każdy Office Manager powinien poddać analizie strukturę organizacyjną swojego przedsiębiorstwa i jak najbardziej jednoznacznie określić:

  • Czy praca odbywa się głównie indywidualnie?
  • Czy w codziennym obiegu funkcjonuje niewielka ilość papierowych dokumentów?
  • Czy pracownicy mogą pracować zdalnie?
  • Czy infrastruktura przedsiębiorstwa umożliwia pracę z dowolnie wybranego miejsca?
  • Czy dominującą grupę pracowników stanowią osoby urodzone po 1975 r.?

Jeśli na większość z powyższych pytań padła odpowiedź “tak” to warto rozważyć implementację modelu Activity Based Workplace w swojej organizacji. W przeciwnym wypadku może okazać się, że tradycyjne wzorce pracy biurowej przynosić będą lepsze efekty.