Szafy metalowe archiwalne

Ochrona dokumentacji pracowniczej i jej bezpieczne przechowywanie jest wymogiem regulowanym przez polskie i europejskie prawo. W tej chwili kierownicy administracyjni biur kadrowych zarządzają dokumentacją pracowniczą obecnych i byłych pracowników, mając na uwadze Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, a także ustawę z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej skrócony

W dniu 1 stycznia 2019 roku zacznie obowiązywać ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ukłonem w stronę pracodawców jest wprowadzenie krótszego o 40 lat, obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przed wprowadzeniem ustawy ten okres wynosił 50 lat, po wejściu w życie ustawy będzie on wynosić 10 lat. Oznaczać to może spore oszczędności dla firmy, mocno ograniczone zostają koszty związane z prowadzeniem archiwum, zakupem szaf kartotekowych, szaf archiwalnych.

Jaką dokumentację przechowujemy?

Pracodawca zobowiązany jest archiwizować dokumentację pracowniczą, wszelkie dane dotyczące okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, w tym dokumenty pozwalające na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Data zatrudnienia a okres przechowywania dokumentów po zmianach

Niestety wprowadzane przez ustawodawcę zmiany odnoszą się tylko do tych zatrudnionych, którzy podpisują umowę dla stosunku pracy od 01.01.2019 r. Dokumentacje pracowników, których stosunek pracy obowiązywał przed 2019 rokiem, muszą być przechowywane na starych zasadach (50 lat). Od wymienionej zasady jest wyjątek. Dokumentacje pracowników, których stosunek pracy nawiązano po 31.12.1998 r. a przed 01.01.2019 r., mogą być przechowywane krócej po złożeniu do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego niezbędnego do wyliczenia emerytury lub renty.

Jedno oświadczenie przekazywania raportów = obowiązek składania raportów za wszystkich pracowników

Jeśli dany pracodawca złoży dobrowolne oświadczenie odnośnie składania raportów informacyjnych do ZUS, będzie ciążył na nim obowiązek składania tych raportów za wszystkich zatrudnionych u siebie pracowników.

Ochrona danych pracowniczych przed dostępem osób niepowołanych

Dokumentacja pracownicza podlega prawnej ochronie. Dostęp do niej, prócz samego pracownika, mogą mieć tylko osoby uprawnione w postaci personelu działu kadr i przełożonych. Dlatego przechowywanie tych dokumentów ma odbywać się w zabezpieczonych zamkiem szafach. Szafy metalowe wyposażone w zamki patentowe, czy elektroniczne dzięki swojej mocnej budowie i trwałości, bardzo dobrze nadają się do tego celu. Jeśli lepiej, gdy szafa zapewnia ochronę przed ogniem zalaniem. Więcej na temat wdrożenia procedur i wymogów RODO opisaliśmy w artykule: RODO W BIURZE, GABINECIE, INSTYTUCJI PUBLICZNEJ – CZ. 2 – JAK TECHNICZNIE REALIZOWAĆ WYMOGI USTAWY O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH?

 

Źródło:

https://www.kadry.abc.com.pl
http://prawo.sejm.gov.pl

DARLOG Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Pokrzywno 16A
61-315 Poznań

Kontakt z nami

530 391 286