Na temat RODO napisano i powiedziano wiele, jednak wielu przedsiębiorców, kierowników biur wciąż nie znajduje jasnych odpowiedzi, co zrobić by prowadzone przez niego biuro spełniało wymogi rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Niniejszy artykuł wyjaśni jakie najczęstsze błędy popełniane są przy przestrzeganiu przepisów RODO oraz jakich zmian dokonać w wyposażeniu biura, mebli, sprzętu użytkowego, by ich uniknąć.

Czym jest naruszenie ochrony danych osobowych?

Pracując w biurze, można robić to w sposób niezgodny z wytycznym RODO, jeśli wykonywane działania będą tożsame przynajmniej z jednym z elementów definicji naruszenia ochrony danych osobowych, którą przytaczamy poniżej:

"naruszenie ochrony danych osobowych" oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

 

Przykłady naruszeń ochrony danych osobowych

Lista przedstawia przykłady naruszeń ochrony danych osobowych:

  • Pożar, zalanie,
  • utrata danych (awarie, brak prądu, wirusy),
  • świadome skasowanie danych,
  • włamanie lub kradzież danych,
  • sprzedaż danych,
  • przypadkowe usunięcie,
  • przekazanie danych osobie nieupoważnionej,
  • zagubienie dokumentacji, laptopa, pendrive,
  • przypadkowa modyfikacja danych,
  • upublicznienie danych w internecie,
  • nieuprawniony dostęp do danych osobowych.

 

Pożar, zalanie – przeciwdziałanie

Stosowanie w firmie zabezpieczeń wynikających z zaleceń p. poż. znacząco podnosi poziom ochrony danych. Oprócz nich warto rozważyć zastosowanie w biurze szaf o podwyższonej odporności ogniowej. Szafy tego typu wykonuje się najczęściej z podwójnej warstwy metalu rozdzielanej specjalnymi płytami izolacyjnymi z wełny mineralnej. Szafy w ten sposób chronią dokumenty przed wpływem wysokiej temperatury w trakcie pożaru. 

Przykładowe produkty:

SZAFA O PODWYŻSZONEJ ODPORNOŚCI OGNIOWEJ C 4000 CERTOS

Włamanie, kradzież danych – przeciwdziałanie

Szafy metalowe znakomicie sprawdzają się także w biurze jako zabezpieczenie przed kradzieżą danych. Wyposażane są w bezpieczne zamki, drzwi ryglowane w sposób wielopunktowy. Zamiast zamka mechanicznego szafy mogą także być wyposażone w elektroniczny zamek szyfrowy.


Przykładowe produkty:

SEJF OGNIOTRWAŁYSZAFKA NA 100 KLUCZY 400X120X550MM

Nieuprawniony dostęp do danych, zagubienie laptopa – przeciwdziałanie

Jednym z wymogów RODO jest podział uprawnień w dostępie do danych osobowych. Dane powinny być przechowywane w taki sposób, by tylko osoby odpowiedzialne za ich przetwarzanie miały do nich dostęp. Menedżerowie mogą w takim wypadku skorzystać z sejfów biurowych, szaf do przechowywania laptopów i dysków twardych, szafek na klucze, schowków.

Przykładowe produkty:

SZAFA NA LAPTOPY 19 SCHOWKÓWSZAFKA KARTOTEKOWA A4 Z ZAMKIEM

Upublicznienie danych – przeciwdziałanie

Niewłaściwa utylizacja dokumentów zawierających dane osobowe może skutkować przejściem ich w niepowołane ręce. Stąd już tylko niewielki krok do poważnych konsekwencji prawnych. Istotną kwestią jest uniemożliwienie ich odtworzenia z dokumentów przeznaczonych do utylizacji. Skutecznym zabezpieczeniem tego problemu jest stosowanie w firmie niszczarki o klasie minimum P4. Oznacza to, że niszczone przez nią dokumenty są cięte krzyżowo, nie tylko w paski jak dzieje się to w tańszych wersjach niszczarek biurowych.

Przykładowe produkty:

PROFESJONALNA NISZCZARKA DO PAPIERU - ŚCINKIPODŁOGOWA NISZCZARKA DOKUMENTÓW 30 L. CIĘCIE KRZYŻOWE

Więcej informacji na temat niszczarek znajdziesz w artykule - JAKA NISZCZARKA DO BIURA?

Wybór szafy metalowej, może ułatwić artykuł - BEZPIECZNE PRZECHOWYWANIE, CZYLI WYBÓR SZAFY METALOWEJ

 

 

 

źródło:

www.uodo.gov.pl
Słowniczek podstawowych pojęć oraz podstawowe informacje o RODO – przygotowany przez Naczelną Izbę Lekarską

DARLOG Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Pokrzywno 16A
61-315 Poznań

Kontakt z nami

530 391 286