Szafy aktowe, szafy metalowe na dokumenty to aktualnie niezbędnik w każdej firmie. Unijne Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO weszło w życie 25.05.2018 r. w całej Europie. Pomimo, że minął prawie rok, nadal wiele firm nie jest odpowiednio przygotowanych.

Szafa metalowa idealnym miejscem dla dokumentów

Według firmy F5 Networks hakerzy zmieniają sposób atakowania w sposób wyrafinowany i bardzo dynamiczny.  Do najważniejszych nieprawidłowości i naruszeń w aplikacjach, co jest zmorą przedsiębiorstw, zaliczyć można kradzież karty płatniczej metodą web injection (70%), włamanie do strony internetowej (26%) oraz włamanie do bazy danych aplikacji (4%). Takie dane przedstawiają w raporcie zagrożeń „2018 Application Protection Report”, przeprowadzonym przez ekspertów z komórki badawczej F5*.  Specjaliści z F5 poszli dalej z analizą badań, a wyniki pokazują, że aż 13% nieprawidłowości naruszeń w aplikacji webowych, z których dziś każdy z nas korzysta, związanych było z dostępem do nich.

Jak widać ogrom czasu i finansów,  poświęcony na ochronę danych  w cyfrowym świecie, nie zawsze jest skuteczny.  

Dane drukowane również wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, ważne jest również w jaki sposób dokumenty są niszczone (niszczarki znajdziesz tutaj). Czyt. Niszczarki biurowe

 

*źródło: ww.avlab.pl

 Zaniedbania w zakresie przechowywania danych osobowych podlegają odpowiedzialności karnej.  Oczywiście łatwo i przyjemnie być nie może i ustawa o ochronie danych osobowych nie daje wytycznych, które określiłyby w jaki sposób przechowywać dokumentację zawierającą dane osobowe.  Co zatem pozostaje? Odwołanie do przepisów szczegółowych.

Tutaj pojawia się pytanie – jak postępować z dokumentacją papierową, jakie stosować na tę okoliczność środki bezpieczeństwa? Sprawdzając różne źródła można podsumować najważniejsze punkty, dokumenty powinny być zabezpieczone przed:

  • Udostępnieniem osobom nieupoważnionym
  • Zabraniem przez osobę nieuprawnioną
  • Naruszeniem ustawy przez niewłaściwe przetwarzanie
  • Zniszczeniem
  • Uszkodzeniem
  • Utratą
  • Zmianą 

Zmiany 2019 w Aktach pracowniczych

Byłoby dziwne, gdyby w kolejnym roku nie pojawiły się zmiany w kwestii przechowywania dokumentów pracowniczych. Z dniem 31 grudnia 2018 r. zostało uchylone rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894). W jego miejsce weszły nowe (bo przecież nowe będzie lepsze) regulacje. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369; dalej: rozporządzenie). Znacznie różni się ono od dotychczasowego. Przede wszystkim dużo szerszy jest zakres jego regulacji, co jest skutkiem nowych przepisów wprowadzanych do kodeksu pracy ustawą z 10 stycznia 2018 r. (z mocą od 1 stycznia 2019 r.). Co niezwykle ważne, rozporządzenie uwzględnia również zmiany w kodeksie pracy, które wprowadzi ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. rozporządzenia RODO; ustawa nie została jeszcze uchwalona, projekt druk nr 3050). Szczegółów opisywać nie będziemy, ponieważ nie jest to odpowiednie miejsce, z pewnością jest to kolejny punkt, który wskazuje jak ważne będzie przechowywanie dokumentacji (, a tej jest coraz więcej). Oczywiście nowelizacja kodeksu pracy z 2018r. umożliwia pracodawcy prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej. Pracodawca sam może zdecydować, która forma jest dla niego lepsza, zmieniono również czas przechowywania dokumentacji (z tej zmiany chyba większość przedsiębiorców się ucieszyła). No i tutaj znów pojawia się kwestia właściwego niszczenia dokumentacji.

Szafa metalowa – czy jest niezbędna?

Wcześniej wspomniane zostało, że dokumenty powinny być zabezpieczone przed :

  • Udostępnieniem osobom nieupoważnionym
  • Zabraniem przez osobę nieuprawnioną
  • Naruszeniem ustawy przez niewłaściwe przetwarzanie
  • Zniszczeniem
  • Uszkodzeniem
  • Utratą
  • Zmianą

 

Gdy się zastanowić to bezpieczeństwo może zapewnić szafa. Solidna, metalowa, najlepiej ognioodporna, zamykana na klucz lub zamek szyfrowy. Czy to aby nie za dużo? Szafa ma zabezpieczać, ale czy musi być niezniszczalna? Z całą penwością warto zwrócić uwagę na rodzaj zamka i grubość blach, tak by zapewnić optymalną ochronę i uniemożliwić osobom z zewnątrz dostęp do tych danych.

Rok od wejścia w życie RODO, jak to faktycznie działa

Gdy się nad tym zastanowić…. Ilu znasz w swoim otoczeniu przedsiębiorców, którzy przeżyli audyt, zapłacili jakąś karę? No właśnie. Pojawiły się opinie, że RODO wykorzystane marketingowo pomogło nakręcić nieuczciwe biznesy. Pojawiło się mnóstwo ofert audytów, certyfikatów i kontroli. Po przyjrzeniu się temu bliżej, spora część z nich zapewniała jedynie spokój sumienia, a nie rzeczywiste przygotowanie do RODO. Dużo niepewności i strachu, obaw i niewiadomych, a na tym wzbogaciło się wiele firm. W zeszłym roku RODO i data wejścia w życie było powtarzane tak często jak premiera nowej części Avengers lub 8 sezonu GoT.  W tym roku – żeby odrobinę podgrzać atmosferę, w trakcie majówki w życie weszła kolejna ustawa (z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwana ustawą wprowadzającą lub wdrażającą.  Tutaj pojawia się ustawa wprowadzająca (więcej).  To na co warto zwrócić uwagę to zmiana w ramach tej ustawy, która ma być ułatwieniem dla najmniejszych przedsiębiorstw. W miejscach gdzie zatrudnionych jest nie więcej niż 10 pracowników (i jednocześnie na pojawia się obrót większy niż 2 min euro netto rocznie – szybko przeliczamy, że to ok. 8,5 mln zł) Możliwe będzie skorzystanie z pewnych ułatwień - Hurra! Rok temu stawaliśmy na przysłowiowych rzęsach, by teraz mieć łatwiej. Kary podobno się pojawiają (UODO nałożył karę w wysokości ponad 943 tys. zł. za niespełnienie obowiązku informacyjnego dotyczącego przetwarzania danych. Jest to pierwsza w Polsce kara UODO po wejściu w życie RODO – źródło gazetaprawna.pl ), a nie znajomość prawa lub wybrakowana wiedza w tym zakresie nie jest wyjaśnieniem. W ostatnim czasie temat kar i RODO pojawia się ponownie w wielu dyskusjach (kampaniach) politycznych. Wiosna apelowała do premiera Mateusza Morawieckiego o zniesienie kar na rok i ponowne rozpoczęcie kampanii informacyjnej nt. stosowania przepisów, zwłaszcza, że pojawiły się kolejne modyfikacje.

DARLOG Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Pokrzywno 16A
61-315 Poznań

Kontakt z nami